Historia zmian : Rejestry, ewidencje, archiwa

W Lubelskim Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej Sp. z o.o.
prowadzone są rejestry i ewidencje:

- zapisów księgowych, obrotów, dokumentów źródłowych

- podatkowa

- pracowników i byłych pracowników

- układów pomiarowo-rozliczeniowych

- umów

- kontrahentów

- reklamacji

- aktów prawnych

- dokumentacji systemów zarządzania jakością

- upoważnień i pełnomocnictw

- kontroli

- protokołów posiedzeń i uchwał organów Spółki

- korespondencji przychodzącej i wychodzącej

- archiwum

- zamówień publicznych

- spraw sądowych

Dane zawarte we wskazanych w załączniku rejestrach i ewidencjach udostępniane są osobom nie będącym pracownikami LPEC Sp. z o.o. na pisemny, umotywowany wniosek, wykazujący interes prawny wnioskodawcy do uzyskania informacji. Dane mogą być udostępnione wyłącznie pod warunkiem nie podlegania ochronie wynikającej
z obowiązujących przepisów prawa oraz wewnętrznych uregulowań Spółki.      

W LPEC Sp. z o.o. funkcjonuje Archiwum zakładowe oraz Składnica dokumentacji technicznej. Wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego dla celów służbowych poza Spółkę, może nastąpić tylko w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach, za zgodą Prezesa Zarządu Dyrektora Naczelnego (np. na żądanie uprawnionych organów jak: sąd, prokuratura). Wypożyczania dokumentacji z archiwum dokonują wyłącznie pracownicy archiwum zakładowego (osoby ich zastępujące). Wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego odbywa się na podstawie karty udostępniania, którą podpisuje osoba korzystająca z tej dokumentacji i jej przełożony. Potwierdzenia zwrotu akt na karcie udostępnienia dokonuje personel archiwum zakładowego w obecności osoby oddającej akta. Korzystanie z akt w archiwum zakładowym odbywa się pod nadzorem personelu archiwum zakładowego. Poszukiwanie akt w magazynach archiwalnych przeprowadza wyłącznie personel archiwum zakładowego. Każdy korzystający z dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym wpisuje się do księgi udostępniania akt.

Udostępnianie dokumentacji ze Składnicy dokumentacji technicznej dla osób nie będących pracownikami Spółki odbywa się wyłącznie na miejscu w składnicy pod nadzorem uprawnionego pracownika. Poza składnicę mogą być udostępnione wyłącznie kserokopie dokumentów. Dokumenty zakwalifikowane w jednolitym rzeczowym wykazie akt do kategorii A mogą być wypożyczane lub udostępniane przez pracownika składnicy wyłącznie w formie kserokopii. Zgodę na ich wypożyczenie lub udostępnienie każdorazowo wydaje Prezes Zarządu Dyrektor Naczelny Spółki lub osoba przez niego upoważniona.